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Text File  |  1993-02-01  |  7.8 KB  |  193 lines
  1.                 Copyright WordPerfect Corporation 1993
  2.                           All Rights Reserved
  3.  
  4. README.TIM                                                     11/27/91
  5.  
  6. This README file is in DOS text format and is 4 pages long.
  7.  
  8. Time and Billing lets you track client and billing information
  9. for an accountant, attorney, engineer, or other professional, or
  10. for an entire firm.  The database adds the cost of total services
  11. for each client and lets you print invoices.
  12.  
  13. For information on deleting the sample data in TIMEBILL, see the
  14. file titled README.APP.
  15.  
  16. You may copy and modify this database for your own or your
  17. company's use.  You may not copy the database and resell it. 
  18. Please be aware that while WordPerfect Corporation provides
  19. support on DataPerfect questions, only limited support is
  20. available for these predefined databases.  No support is
  21. available for the databases if they have been modified.
  22.  
  23. PANELS
  24. Time and Billing contains seven panels.  The main panel, Client
  25. Information, gives you direct or indirect access to the six
  26. subpanels.
  27.  
  28. As you tab through each field in a panel, a help message at the
  29. top of the screen explains what to do while in that field.  Press
  30. Help (F3) twice for further information about the field.
  31.  
  32. CLIENT INFORMATION
  33.      Type the client name and address.  The Client Number field
  34.      is self-numbering so each record will be unique.  You can
  35.      view billing information for the client in this panel. 
  36.      Panel links let you access the Matter Information and
  37.      Comments panels.
  38.  
  39. MATTER INFORMATION
  40.      If you are going to type information into this panel, you
  41.      should access it through the Client Information panel link
  42.      so that all records in this panel will have the
  43.      corresponding client's name and number.  Type the matter
  44.      number and description (parking ticket, will, blueprint, and
  45.      so on) in the Description field.  This panel also displays
  46.      the balance due for this matter.  Panel links let you access
  47.      the Time, Expenses, and Payments panels.
  48.  
  49. COMMENTS
  50.      If you are going to type information into this panel, you
  51.      should access it through the Client Information panel link
  52.      so that all records in this panel will have the
  53.      corresponding client's name and number.  Each Comments
  54.      record is self-numbering. Enter any comments on the client
  55.      or matter in the Comments text field. 
  56.  
  57.  TIME
  58.      If you are going to type information into this panel, you
  59.      should access it through the Matter Information panel link
  60.      so that all corresponding records in this panel will have
  61.      the correct client and matter number.  Use military time
  62.      (24-hour clock) to record information in the Beginning Time
  63.      and Ending time fields.  Enter the billing rate in the
  64.      Billing Rate field and add a short description of the job in
  65.      the Description field.
  66.  
  67. EXPENSES
  68.      For each expense charged to the client, create a separate
  69.      record in Expenses.  Access Expenses through the Matter
  70.      Information panel so the records will all have the correct
  71.      client name and number.  Type the amount of the expense in
  72.      the Amount field.  Type the date in the Date field if it
  73.      should be anything other than today's date.
  74.  
  75.      Select the type of expense from the lookup list in the Type
  76.      field.  Type any explanatory information in the Description
  77.      text field. 
  78.  
  79. EXPENSE TYPES
  80.      Type the kind of expense (phone call, rental car, and so
  81.      on).
  82.  
  83. PAYMENTS
  84.      For each payment received from the client, create a separate
  85.      record in Payments.  Access Payments through the Matter
  86.      Information panel link so the records will all have the
  87.      correct client name and number and the correct matter
  88.      number.  Type the amount of the payment in the Amount field
  89.      and the date payment was received if it is other than
  90.      today's date.
  91.  
  92. REPORTS
  93. Time and Billing provides an invoice report in addition to Built-
  94. In Short Reports.  Using DPPrint when running reports is
  95. recommended.  For more information about DPPrint, see Appendix L:
  96. Utilities--DPPrint in DataPerfect Reference.
  97.  
  98. When you run the report, it prompts for the invoice date and
  99. prints invoices for all clients that owe money, showing charges
  100. for services and expenses, payments received, and balance due.
  101.  
  102. If you want to print out a single invoice or a select group of
  103. invoices, you can specify search conditions.  To find out more
  104. about specifying search conditions, see Report, Built-In Short
  105. (Menu Options) in DataPerfect Reference.
  106.  
  107. USING THE DATABASE
  108. When the individual or firm accepts a new client, create a new
  109. record containing all necessary information in the Client
  110. Information panel.  Access the Matter Information panel through
  111. the panel link and create a new record and description for each
  112. matter.  
  113.  
  114. From the Matter Information panel, access and complete records in
  115. the Time, Expenses, and Payments panels.
  116.  
  117. You can enter all the usual expense types for your firm in the
  118. Expense Types panel all at once by accessing Expense Types
  119. directly and creating a new record for each type or you can enter
  120. types as you enter information about clients in the Expenses
  121. panel.  If you enter an unlisted expense type in the Type field
  122. of the Expenses panel, the data link will recognize an unfamiliar
  123. type and DataPerfect will prompt you to create a record for the
  124. new type.
  125.  
  126. As payments arrive from clients, access the appropriate Payments
  127. record for the client through the Matter Information panel and
  128. enter the amount of the payment there in the Payments panel. 
  129.  
  130. At the end of a billing period, run the Invoices report to get
  131. billing statements for that period.
  132.  
  133. FORMULAS AND KEEP-A-TOTALS
  134. This database contains several formulas and keep-a-totals.
  135.  
  136.      CLIENT INFORMATION
  137.      If there is a balance due and the last payment date was over
  138.      thirty days ago, the formula in the Delinquent field
  139.      displays a Y and the # Days field displays a number
  140.      representing the number of days payment is overdue.
  141.  
  142.      COMMENTS
  143.      The Name field formula displays the client name entered in
  144.      the Client Information panel.
  145.  
  146.      MATTER INFORMATION
  147.      The Name field formula displays the client name entered in
  148.      the Client Information panel.
  149.  
  150.      The formula on the Total Charges field adds total time and
  151.      total expenses to determine to the total charges.
  152.  
  153.      The formula on the Balance Due field subtracts payments from
  154.      total charges to determine the balance due.
  155.  
  156.      The Balance Due field keeps a total to the Balance Due field
  157.      in the Client Information panel.
  158.  
  159.      TIME
  160.      The Elapsed Time field formula subtracts Ending Time from
  161.      Beginning time to determine elapsed time.
  162.  
  163.      The Amount Due formula multiplies the value in Elapsed Time
  164.      by the value in Billing Rate to determine the amount of
  165.      money due.
  166.  
  167.      The Date field formula displays the current date.  You can
  168.      change the date displayed by typing in a new date.
  169.  
  170.      The Amount Due field keeps a total to the Total Time field
  171.      in the Matter Information panel.
  172.  
  173.      EXPENSES
  174.      The Name field formula displays the client name in the
  175.      Matter Information panel.
  176.  
  177.      The Date field formula displays the current date, which can
  178.      be changed.
  179.  
  180.      The Amount field keep-a-total calculates and displays total
  181.      expenses for this matter in the Balance Due Field in the
  182.      Matter Information panel.
  183.  
  184.      PAYMENTS
  185.      The Name field formula displays the client name in the
  186.      Matter Information panel.
  187.  
  188.      The Date field formula displays the current date, which can
  189.      be changed.
  190.  
  191.      The Amount field keep-a-total calculates and displays total
  192.      payments for this client in the Total Payments field in the
  193.      Matter Information panel.